Privacyverklaring

Privacy verklaring van de stichting:

In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Wij kunnen deze gegevens van uzelf hebben ontvangen, bijvoorbeeld via onze website, e-mail, telefoon of app. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening verkrijgen via derden. Met deze privacyverklaring informeren wij u over hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan.

Te verwerken persoonsgegevens

Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de precieze dienst en omstandigheden. Veelal gaat het om de volgende gegevens:

• NAW-gegevens (naam/adres/postcode+woonplaats);
• Geboortedatum (i.v.m. wettelijke leeftijdsgrens voor bepaalde werkzaamheden)
• Contactgegevens (e-mailadressen, telefoonnummers);
• Tot welke vereniging / organisatie u behoort
• Certificaten / diploma’s
• Type vrijwilligerswerk dat uw voorkeur heeft
• De dagdelen dat u beschikbaar bent
• De dagdelen dat u ingepland bent voor vrijwilligerswerk
• De uren die u actief bent geweest als vrijwilliger
• Eventuele wensen die u kenbaar heeft gemaakt
• VOG
• Een vrijwilligerscontract
• Bankrekeningnummer (indien er een vrijwilligerscontract is afgesloten)

Doelen van en grondslagen voor de verwerking

In een aantal gevallen verwerken wij de persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, maar meestal doen wij dat om uitvoering te kunnen geven aan onze dienstverlening. Sommige gegevens worden vastgelegd om praktische of efficiencyredenen, waarvan we er vanuit (mogen) gaan dat die ook in uw belang zijn, zoals:

• Communicatie en informatievoorziening;
• Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van onze dienstverlening;
• De verbetering van onze diensten;
• Het plannen van de inzet van de vrijwilligers voor activiteiten.

Bovenstaande betekent concreet ook dat wij uw persoonsgegevens gebruiken voor marketingdoeleinden of om u reclamematerialen te sturen of berichten over onze diensten van onze stichting, als wij daarvan denken dat deze voor u van belang kunnen zijn. Het kan ook gebeuren dat wij contact met u opnemen om feedback te vragen over diensten die door ons zijn verleend of voor markt- of andere onderzoeksdoeleinden.

U kunt ook kenbaar maken als u geen reclame of informatie wilt ontvangen van onze stichting, we registreren dat in onze administratie.

In voorkomende gevallen kan het zijn dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen willen verwerken en dat we u daar expliciet toestemming voor zullen vragen. Indien wij persoonsgegevens die wij mogen verwerken op basis van uw toestemming ooit voor andere of meer doelen willen verwerken, zullen wij u daar dan eerst opnieuw toestemming voor vragen.

Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken om de rechten of eigendommen van onszelf en die van onze gebruikers te beschermen en, zo nodig, om te voldoen aan gerechtelijke procedures.

Verstrekking aan derden

In beginsel worden er geen gegevens aan derden verstrekt van de vrijwilligers e/o gebruikers die actief zijn in / voor het Gemeenschapshuis in Kepèl tenzij wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in verband met een wettelijke verplichting.

Wij zullen in geen enkel geval uw persoonsgegevens zonder uw expliciete toestemming aan derden verstrekken voor commerciële of goede doelen.

Bewaartermijnen

Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan nuttig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt (zie hiervoor de paragraaf ‘ Doelen van en grondslagen voor de verwerking’). Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang deze nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken.

Beveiliging

Wij hebben voor de bescherming van de persoonsgegevens passende organisatorische en technische maatregelen getroffen voor zover die in redelijkheid van ons kunnen worden verlangd, rekening houdend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante beveiligingsmaatregelen. Wij verplichten onze medewerkers en eventueel derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding. Verder dragen wij er zorg voor dat onze medewerkers overigens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG. Indien u hier prijs op stelt, lichten wij u graag verder in over hoe wij de bescherming van de persoonsgegevens hebben vormgegeven.

De website

De website slaat zelf geen gegevens op, en er worden geen cookies gebruikt die de privacy van gebruikers schenden. Het volgende is op onze website van toepassing:

– De website gebruikt Google Analytics om anoniem het surfgedrag bij te houden. Deze gegevens zijn niet te herleiden naar individuen en worden ook niet gebruikt voor andere doeleinden dan het analyseren van gedrag op de website.

– Via verschillende contactformulieren (/contact en /ruimte-huren) worden persoonsgegevens verzonden. Deze gegevens komen per e-mail bij de stichting binnen, vanaf dat moment ligt de opslag en verwerking van de gegevens, en dus de verantwoordelijkheid met betrekking tot privacy, bij degene die deze mailbox beheert, dit zijn bestuursleden van de stichting.

– De verbinding met de website is beveiligd middels een SSL certificaat, waardoor alle gegevens die worden verzonden via de contactformulieren versleuteld verwerkt worden. Daardoor kan iemand die de internetverbinding van een bezoeker of de server onderschept, niet achterhalen welke gegevens precies zijn ingevuld.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u hebben (behoudens uiteraard indien dit eventuele wettelijke verplichtingen doorkruist). Verder kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien u dit wenst.

Incidenten met persoonsgegevens

Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) aangaande de betreffende persoonsgegevens dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte indien er concrete kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt of daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Mocht dit niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Verwerking binnen de EER

Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, behalve als u hierover met ons andere schriftelijke afspraken overeenkomt. Uitzondering hierop zijn situaties waarin wij contactmomenten via onze website en/of social media pagina’s (zoals Facebook) in kaart willen brengen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld bezoekersaantallen en opgevraagde webpagina’s. Uw gegevens worden door derden buiten de EU opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook. Deze partijen zijn ‘EU-VS Privacy Shield’-gecertificeerd, zodat zij zich moeten houden aan de Europese privacyregelgeving. Overigens betreft dit slechts een beperkt aantal gevoelige persoonsgegevens, met name uw IP-adres.

Wijzigingen

Ongetwijfeld zal ons privacybeleid wel eens worden gewijzigd. De meest recente versie van de privacyverklaring is logischerwijs de van toepassing zijnde versie en is te vinden op onze website

Tot slot

Wij hopen u met deze privacyverklaring een helder beeld te hebben gegeven van ons privacybeleid. Mocht u echter vragen hebben over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, dan horen wij dat graag. Eerste aanspreekpunt voor privacyaspecten bij onze organisatie is de heer Hans Janssen (secretaris) bereikbaar op telefoonnummer 06-22415218, email sc@gemeenschapshuisinkepel.nl.

Versie 16-05-2018